MISSIONS

MISSIONS: CNRS ou SU ?

Le traitement des missions est différent selon que vous partez sur crédits CNRS ou sur crédits SU.

Sur CNRS, c'est à vous, missionnaires, de faire l'état des frais et de mettre toutes les pièces justificatives en copie sur cet état . Par contre je vous conseille de donner toutes les pièces à votre gestionnaire d'équipe, je sais c'est débile, mais en cas d'audit, vous devez être capables de fournir les pièces en original comme c'est indiqué dans la dernière circulaire que je vous ai envoyé il n 'y a pas longtemps. Vous êtes exemptés de fournir les justificatifs de repas, par contre une facture d 'hôtel que vous aurez payée ou un transport ou une inscription que vous avez payée, il faut pouvoir les fournir, sous peine de se voir demander de rembourser le montant des factures qui ne sont pas montrées.

Sur SU, il faut donner les pièces justificatives originales à votre gestionnaire d'équipe et cela dans un délais de maximum 30 jours depuis le retour de la mission, sous peine que le remboursement soit refusé.

La règle est la même, pas de justificatifs de repas pour les crédits récurrents et les contrats normaux, par contre pour les remboursement sur des contrats européens, il faut garder les justificatifs de repas.

MISSIONS: à faire bien avant le départ

Petit rappel quand vous partez en mission et vous êtes invités à un colloque, conférence, séminaire, jury de thèse, travail dans un autre labo etc. Invité veut dire que l'établissement invitant prend en charge tous vos frais.

Il faut faire deux choses:

1 Informer votre gestionnaire d'équipe de ce départ en fournissant le justificatif de la mission .Votre gestionnaire vous fait un OM sans frais sur SIFAC si vous êtes employé par SU.

2 Faire un Ordre de mission en mettant les frais à zéro sur Etamine-CNRS (https://etamine-connecte.cnrs.fr), si vous mettez financement SU par exemple, cela met les frais à zéro, si vous êtes employé par le CNRS.

Pareil , il faut faire un OM sans frais sur la tutelle qui vous emploie, si vous partez sur les crédits de la tutelle opposée ou contraire.

Exemple- Vous êtes agent CNRS et votre mission sera payée sur des crédits SU, vous devez faire un OM sans frais sur Etamine et votre gestionnaire fait l'OM avec Frais sur SIFAC. et vice versa.

Je me permets de vous rappeler que si vous partez en mission sans ordre de mission signé par le directeur et parce vous ne l'avez pas demandé ou que vous n'avez pas fait le nécessaire dans les temps impartis auprès de votre gestionnaire, la mission et tout ce qui se passe pendant celle ci, que ce soit de l'ordre de l'accident en mission et autre problématique de rapatriement vous incombent directement.

Je rappelle les délais de demandes de votre OM auprès du SAF:

OM sans frais en France , à demander 3 jours minimum avant départ, délais de signature oblige.

OM sans frais à l'étranger à demander une semaine avant départ, 1 mois avant le départ si pays à risques, délais demandé par le FSD.

OM avec frais France, 1 semaine avant départ minimum, plus si mission complexe.

OM avec frais étranger 1 mois à l'avance, y compris si pays à risques, délais du FSD oblige.

OM longue durée à l'étranger, de plus de 42 jours, min 3 mois à l'avance, voir plus, car signatures supplémentaires par rapport aux tutelles.

Je vous remercie de votre compréhension et ne soyez pas étonné si un jour votre employeur refusera la prise en charge d'un rapatriement si vous n'avez pas d'ordre de mission correspondant à votre état d'activité.

Guide deSU

Guide pratique des missions et des déplacements temporaires de Sorbonne Université

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/rXqzHDPyQapTsLw

Guide de survie minimal ESR -Mission : etamine et notilus

Le mode d'emploi "LA DÉMATÉRIALISATION DES MISSIONS MODOP ASSISTANT/MISSIONNAIRE"

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/S39Z3X595bdeCLM

connection Etamine https://etamine-connecte.cnrs.fr/infos

POUR INFO, retour du CNRS

Les missionnaires CNRS doivent déposer leur RIB dans l'onglet "compléments" de l'état de frais NOTILUS avant validation.

https://esr-cnrs.notilus-pio.cegid.cloud/#/Dashboard

Sinon vous ne serez pas remboursé...

ACHATS

Marchés

Avant de faire quelque achat qu il soit, vous êtes dans l'obligation de consulter le tableau des marchés ci joint ou le lien suivant https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours.html sur le site intranet de SU, rubrique Finances, sous rubrique Achats , onglet Marchés en cours.

Vous avez des marchés pour beaucoup de vos achats dans votre vie professionnelle à d'Alembert, et quand il n' y a pas de marché , il faut consulter UGAP https://www.ugap.fr qui est l'Amazon de la fonction publique.

Les demandes de dérogation aux marchés doivent être argumentées et justifiés par des copies écrans du marché en question ou des mails de la part du marché disant qu'il ne peut pas répondre à votre besoin très spécifique etc.

POUR RAPPEL: Toute sortie ou dérogation du marché engage la responsabilité pénale et financière si la dérogation n'est pas justifiée, du signataire de la commande autrement appelé délégataire de signature et donc j'attire l'attention à ces derniers de faire attention à ce qu'ils signent.

J'attire aussi l'attention aux membres de la TEAM SAF , vous avez l'obligation de vérifier si des marchés existent par rapport aux achats que vous demandent vos collègues chercheurs, EC et docntorants, post doc aet d'exiger de vos usagers des équipes que vous gérez de respecter ces marchés.

Toutes les demandes de dérogations aux marchés passent par moi et exigent l'accord du directeur.

Je rappelle aussi qu 'on n'achète pas sur Amazon, Aliexpress, Ebay, Temu, Shein et autres sites à bas prix que seulement si on a épuisé toutes les autres marchés et sites français et que vous avez des arguments solides pour qu'on vous accepte l'achat. J'essaye de vous trouver un tableau équivalent avec les marchés CNRS, mais vous savez déjà que les trois marché MAT INFO sont valables pour les deux tutelles - Econocom, DELL et HP.

Je vous envoie la nouvelle version de la nomenclature NACRES , de son petit nom Nomenclature Achats Recherche Enseignement Supérieur qui a pour objectif premier de vérifier la valeur des achats effectués par l'acheteur au regard des seuils prévus par le Code de la commande publique.

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/jLeWpyzQNkPC8cb

Donc quand vous demandez que la TEAM SAF ou moi même, vous achetons autre chose qu'un ordinateur portable IA.11, un restaurant AA.64 ou un porte-avion UA.01, car ça on maitrise , vous devez vous précipiter dans ce tableau qui contient tout ce que vous avez voulu savoir sur l'achat public et nous indiquer le code nomenclature le plus approchant possible de votre achat, car nous n'en savons rien.

genre Châssis Compact DAQ ou Hydrophone etc.

Carte achat

Pour rappel, les cartes achats qui sont utilisées par vous tous pour différentes raisons et besoins et qui vous facilitent grandement votre vie de chercheur, sont des outils qui doivent être protégés et utilisés intelligemment afin d éviter leur blocage.

Elles sont nominatives et à l usage exclusif du titulaire selon la réglementation de l achat public.

Ça c est la règle de base.

Donc il est INTERDIT de les utiliser sur les sites chinois et raison de plus si notamment l achat que l on fait est couvert par des marchés. Je ne vais pas faire l inventaire des sites chinois ici , je parle du bon sens.

Je vois passer trop d achat de disques durs et de connectiques divers et variés sur les sites genre Amazon ou Temu voir même LDLC dans les conditions où il y a à SU deux marchés dédiés aux accessoires info et aussi on peut demander des devis aux marchés Mat Info Dell , Econocom et HP ainsi qu à Ugap .

Attention aux achats sur Temu les prix sont incroyablement bas mais les produits n ont pas tous les labels de qualités et de sécurité européens . C est une des raisons de l interdiction.

Une autre interdiction -on ne fait pas livrer les achats dans des boîtiers près de chez soi.

C est interdit de faire livrer ailleurs qu au labo . Exceptionnellement on peut réserver en magasin genre Leroy Merlin et aller chercher sur place en cas d urgence.

Marché info

Périphériques et accessoires informatiques

Pour vos besoins en périphériques et accessoires informatiques (CPU, RAM, disques, extensions, cartes réseaux, câbles, logiciels...), Sorbonne université dispose de plusieurs marchés que vous trouverez ci-dessous.

- Marché 2024UFCATL0078 conclu du 12.072024 au 11.07.2027 avec la Compagnie Française d’Informatique (CFI) au titre du marché subséquent (MS 158) passé sur le fondement de l’accord-cadre n° 2023-R082 notifié par le RESAH.

- Marché 2024UFCATL0079 conclu du 22.07.2024 au 21.07.2026 avec la société KOESIO CORPORATE IT au titre du marché subséquent (MS 293) passé sur le fondement de l’accord-cadre n° 2022-009-001 notifié par le RESAH.

A cet effet, je vous invite à consulter les bordereaux de prix dans la note d’information de ces marchés en cliquant dans le lien intranet ci-dessous : https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours/solutions-d-infrastructures-informatiques-assistance-a-la-maitrise-d-oeuvre-informatique.html

Pour rappel :

- Les titulaires des marchés subséquents à l’accord-cadre Matinfo5 commercialisent et livrent les périphériques et accessoires informatiques dédiés et compatibles aux équipements achetés dans le cadre de ces marchés.

- l’UGAP peut aussi être consulter au titre du marché 2022UNCATL0071 pour commander des périphériques et accessoires informatiques. Bons achats,

ARRIVEE au labo

Message de AA responsable de site

1) Arrivée au labo : anticipation

2) rappel des principes de respiration/mixité

3) moyens informatiques

4) Départ & quitus

5) Livrets

En préambule, comme vous le savez les contraintes spatiales sont fortes à ∂’Alembert et nous amènent à définir un certain nombre de règles pour l’attribution des locaux. De façon générique nous essayons (et parvenons jusqu’ici) à attribuer un bureau fixe pour tout non-permanent passant au moins 50% du temps au labo. Les membres du labo passant moins de temps sur site sont bien sûr accueillis, mais en “flex-office”. C’est un principe général, qui peut être modulé selon les situations.

1) Nous sommes actuellement dans le chassé/croisé des arrivées et départ de doctorants. À ce jour, nous sommes parvenus à placer tous les doctorants et postdoctorants dont nous avons connaissance. Mais la multiplicité des canaux de financement (Instituts SU, financements ANR/ERC etc) fait que nous n’avons pas toujours la bonne information (voire pas d’information). Dans tous les cas de figure, dès que vous avez connaissance d’un financement :

i) prévenez-nous (votre gestionnaire, le SAF et moi-même) afin que nous puissions anticiper au mieux l’arrivée de nos futurs étudiants/collègues. L’attribution des bureaux ne peut se faire qu’une fois le contrat signé, donc je vous invite à anticiper vos demandes suffisamment à l’avance.

ii) remplissez/faites remplir la fiche d’inscription au labo (http://inscription.dalembert.upmc.fr) qui est le sésame permettant de déclencher la confection des badges d’accès, l’attribution d’un bureau vide (voir point 4), d’un login etc. Corollaire : si vous n’avez pas fait ces deux étapes, il n’y aura aucune attribution de bureau ou de badge d’accès.

2) Pour rappel, nous essayons au maximum de respecter deux principes dans l’attribution des bureaux :

i) Principe de mixité. Afin de créer des surfaces d’échange, nous tentons de brasser les équipes au sein des couloirs et des bureaux, pour les permanents comme pour les non-permanents.

ii) Principe de respiration. Les non-permanents sont placés à un autre étage/couloir que leur encadrant ou collaborateur.

3) ∂’Alembert a la chance d’être bien doté en stations de calculs et moyens informatiques. Tout un chacun peut librement accéder à la salle de calcul pour bénéficier de ces moyens. Mais par ailleurs les doctorants/postdocs requièrent pour la plupart un ordinateur dédié (station fixe/portable). Je voudrais vous sensibiliser sur le fait qu’il revient exclusivement à l’encadrant d’attribuer cette machine (pas au service informatique, ni au site, ni au SAF) (mais voir point suivant).

4) Je voudrais enfin mettre en place une forme de “quitus” au départ. Il est toujours désagréable pour le/la nouvel arrivant de trouver de vieux calepins dans les placards, des bouteilles (oui) ou des ordinateurs verrouillés. Je souhaiterais vous demander votre concours pour m’aider à débarasser intégralement les bureaux lors de la sortie du labo. Et de même pour les ordinateurs : si vous êtes encadrant, je vous serais reconnaissant de prendre la station fixe en fin de thèse (afin de la réattribuer à un futur doc par ex).

5) Divers livrets https://mycore.core-cloud.net/index.php/s/7TxvlsvfxMcfhM0

lire aussi le rapport HCERES avec de nombreuses informations sur le labo

  https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/eRT9prym5rwM4sY

Arrivée de non permanents

Vous avez besoin d un bureau pour votre doctorant, invité ou autre personnel embauché par vos soins sur vos contrats , ou vous êtes permanent nouvel arrivant, vous remplissez le lien suivant https://inscription.dalembert.upmc.fr

Pour pouvoir rentrer dans le laboratoire et avoir un accès par badge, pour des séjours de plus de trois jours, il faut un document, adapté à la durée du séjour.

1.Séjour de moins de trois jours, pas d accès par badge , pas de papiers particuliers sauf un Ordre de mission si vous lui payerez des frais de mission mais vous accompagnez votre invité, et Arnaud avisera s il donne un bureau.

2. Séjour de moins d un mois, un OM avec ou sans frais fera l affaire.L accès à un bureau est à nouveau soumis à la décision d Arnaud.

3. Séjour de plus d un mois, une convention d accueil recherche est obligatoire et cela se demande à l aide du formulaire joint à la DRV , il faut remplir , l envoyer à Épona Vignaud Fourquet et Mariela - Maria Mejia Suarez .

Il faut mettre en copie de ce mail de demande le directeur , moi même et votre gestionnaire d équipe et la démarche se fait bien entendu au moins un mois avant l arrivée prévue.

Le rôle de la convention d accueil recherche est multiple- elle protège l invité pour les accidents dans le labo, elle protège le directeur pour les mêmes accidents et le labo pour la Propriété Intellectuelle .

Cas spécial de l'Accueil des chercheurs étrangers

Le lien avec lequel vous faites la demande de convention d'accueil préfecture pour vos futures embauchés hors Europe qui ont besoin d'un visa chercheur passeport talent pour travailler en France

https://sorbonne.moveonfr.com/form/5e3adf0fd2a8e846532eabfb/fra#

Vous remplissez ce document ça génère un pdf que vous faites signer par le Directeur.

et vous l'envoyez à l'adresse indiquée

sciences-dfipve-bmi-accueil-chercheurs@sorbonne-universite.fr

wiki-mona