fiche memento générale

fiche memento, pour toute demande de gestion par mail, merci de respecter ce minimum d’informations à fournir

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/F2i4bSTbZHGXrzA

objet: COMMANDE / MISSION / STAGIAIRE / DOCTORANTS / EMBAUCHE SU ou CNRS .

1.COMMANDE

Budget/code Nacre/lieu de livraison

Pour + de 1000€ fournir au moins 2 devis comparatifs SU/CNRS (copies écran)

Pour + de 5 000€ fournir 3 devis comparatifs SU/CNRS

Pour + de 40 000€ consulter Simona Otarasanu (Procédure spéciale, Référent Marchés)

Ne pas oublier BL dater et signer.

Mettre en copie le Responsable d’Equipe pour autorisation d’achat

2.MISSION

Budget/Destination/dates + séjour privé

Ne pas oublier le programme ou la lettre d’invitation.

Mettre en copie le Responsable d’Equipe pour autorisation si dépense sur le NE .

Date de naissance et Numéro de portable indispensables pour l’achat d’un titre de transport.

Remplir le document pour les missions Obligatoirement.

FACTURES pour vos payements de frais de missions.

3.STAGIAIRE

Budget/dates/convention

Encadrant

Envoyer la convention de stage au gestionnaire en charge du dossier OBLIGATOIREMENT, le directeur signera après correction de celle-ci.

4.DOCTORANTS

Pour toutes demandes merci de mettre en copie votre encadrant.

Ne pas faire de demande directe sans accord écrit de l’encadrant.

5.EMBAUCHE SUR

A.Lab&Co/SU :

Informer votre gestionnaire si vous faites l’embauche tout seul.

B. Sur crédits CNRS

Embauche de plus de trois mois- nous consulter, procédure spéciale sur Emploi CNRS .

COMMANDES - ACHATS

Marchés

Avant de faire quelque achat qu il soit, vous êtes dans l'obligation de consulter le tableau des marchés ci joint ou le lien suivant https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours.html sur le site intranet de SU, rubrique Finances, sous rubrique Achats , onglet Marchés en cours.

Vous avez des marchés pour beaucoup de vos achats dans votre vie professionnelle à d'Alembert, et quand il n' y a pas de marché , il faut consulter UGAP https://www.ugap.fr qui est l'Amazon de la fonction publique.

Les demandes de dérogation aux marchés doivent être argumentées et justifiés par des copies écrans du marché en question ou des mails de la part du marché disant qu'il ne peut pas répondre à votre besoin très spécifique etc.

POUR RAPPEL: Toute sortie ou dérogation du marché engage la responsabilité pénale et financière si la dérogation n'est pas justifiée, du signataire de la commande autrement appelé délégataire de signature et donc j'attire l'attention à ces derniers de faire attention à ce qu'ils signent.

J'attire aussi l'attention aux membres de la TEAM SAF , vous avez l'obligation de vérifier si des marchés existent par rapport aux achats que vous demandent vos collègues chercheurs, EC et docntorants, post doc aet d'exiger de vos usagers des équipes que vous gérez de respecter ces marchés.

Toutes les demandes de dérogations aux marchés passent par moi et exigent l'accord du directeur.

Je rappelle aussi qu 'on n'achète pas sur Amazon, Aliexpress, Ebay, Temu, Shein et autres sites à bas prix que seulement si on a épuisé toutes les autres marchés et sites français et que vous avez des arguments solides pour qu'on vous accepte l'achat. J'essaye de vous trouver un tableau équivalent avec les marchés CNRS, mais vous savez déjà que les trois marché MAT INFO sont valables pour les deux tutelles - Econocom, DELL et HP.

Je vous envoie la nouvelle version de la nomenclature NACRES , de son petit nom Nomenclature Achats Recherche Enseignement Supérieur qui a pour objectif premier de vérifier la valeur des achats effectués par l'acheteur au regard des seuils prévus par le Code de la commande publique.

2024

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/jLeWpyzQNkPC8cb

2025

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/gzxEgRNYE9Mk944

Donc quand vous demandez que la TEAM SAF ou moi même, vous achetons autre chose qu'un ordinateur portable IA.11, un restaurant AA.64 ou un porte-avion UA.01, car ça on maitrise , vous devez vous précipiter dans ce tableau qui contient tout ce que vous avez voulu savoir sur l'achat public et nous indiquer le code nomenclature le plus approchant possible de votre achat, car nous n'en savons rien.

genre Châssis Compact DAQ ou Hydrophone etc.

Carte achat

Pour rappel, les cartes achats qui sont utilisées par vous tous pour différentes raisons et besoins et qui vous facilitent grandement votre vie de chercheur, sont des outils qui doivent être protégés et utilisés intelligemment afin d éviter leur blocage.

Elles sont nominatives et à l usage exclusif du titulaire selon la réglementation de l achat public.

Ça c est la règle de base.

Donc il est INTERDIT de les utiliser sur les sites chinois et raison de plus si notamment l achat que l on fait est couvert par des marchés. Je ne vais pas faire l inventaire des sites chinois ici , je parle du bon sens.

Je vois passer trop d achat de disques durs et de connectiques divers et variés sur les sites genre Amazon ou Temu voir même LDLC dans les conditions où il y a à SU deux marchés dédiés aux accessoires info et aussi on peut demander des devis aux marchés Mat Info Dell , Econocom et HP ainsi qu à Ugap .

Attention aux achats sur Temu les prix sont incroyablement bas mais les produits n ont pas tous les labels de qualités et de sécurité européens . C est une des raisons de l interdiction.

Une autre interdiction -on ne fait pas livrer les achats dans des boîtiers près de chez soi.

C est interdit de faire livrer ailleurs qu au labo . Exceptionnellement on peut réserver en magasin genre Leroy Merlin et aller chercher sur place en cas d urgence.

Marché info

Périphériques et accessoires informatiques

Pour vos besoins en périphériques et accessoires informatiques (CPU, RAM, disques, extensions, cartes réseaux, câbles, logiciels...), Sorbonne université dispose de plusieurs marchés que vous trouverez ci-dessous.

- Marché 2024UFCATL0078 conclu du 12.072024 au 11.07.2027 avec la Compagnie Française d’Informatique (CFI) au titre du marché subséquent (MS 158) passé sur le fondement de l’accord-cadre n° 2023-R082 notifié par le RESAH.

- Marché 2024UFCATL0079 conclu du 22.07.2024 au 21.07.2026 avec la société KOESIO CORPORATE IT au titre du marché subséquent (MS 293) passé sur le fondement de l’accord-cadre n° 2022-009-001 notifié par le RESAH.

A cet effet, je vous invite à consulter les bordereaux de prix dans la note d’information de ces marchés en cliquant dans le lien intranet ci-dessous : https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours/solutions-d-infrastructures-informatiques-assistance-a-la-maitrise-d-oeuvre-informatique.html

Pour rappel :

- Les titulaires des marchés subséquents à l’accord-cadre Matinfo5 commercialisent et livrent les périphériques et accessoires informatiques dédiés et compatibles aux équipements achetés dans le cadre de ces marchés.

- l’UGAP peut aussi être consulter au titre du marché 2022UNCATL0071 pour commander des périphériques et accessoires informatiques. Bons achats,

Achat Pense bête

Mettre en copie le Responsable d’Equipe pour autorisation d’achat

Budget/code Nacre/lieu de livraison

Pour + de 1000€ fournir au moins 2 devis comparatifs SU/CNRS (copies écran)

Pour + de 5 000€ fournir 3 devis comparatifs SU/CNRS

Pour + de 40 000€ consulter Simona Otarasanu (Procédure spéciale, Référent Marchés)

Lors de la livraison ne pas oublier le BL dater et signer.

Restaurant

- Pour le séminaire ou lors de réunions de travail il est possible d'inviter des collègues hors SU au restaurant, il faut remplir le formulaire pour justifier les dépenses par carte achat des restaurants.

Il y a une ligne pour indiquer la ligne budgétaire sur laquelle régulariser la dépense, et aussi mettre ou le nom de la carte et la tutelle ou les derniers 4 chiffres.

Je rappelle que c'est une pièce justificative demandée par les tutelles et qu'elle doit être accompagnée de la facture du resto et du ticket de carte bleue utilisés lors du paiement.

Vous devez remplir vous même ce document au retour de votre restaurant et donner le tout au gestionnaire qui gérera cette dépense, selon votre équipe et le budget indiqué.

Je rappelle aussi que si vous utilisez une carte CNRS , vous ne pouvez pas demander une régularisation de l'achat sur vos crédits ou contrat SU.

Pour ceux qui perdent ce mail, je vais imprimer des formulaires , pas beaucoup pour éviter le réchauffement climatique et les mettre dans la salle photocopieuse du 5ème, tour 44-54 .

le Formulaire resto2025

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/qjBydGB9522wgaD

MISSIONS

Missions: CNRS ou SU ?

Le traitement des missions est différent selon que vous partez sur crédits CNRS ou sur crédits SU.

Sur CNRS, c'est à vous, missionnaires, de faire l'état des frais et de mettre toutes les pièces justificatives en copie sur cet état . Par contre je vous conseille de donner toutes les pièces à votre gestionnaire d'équipe, je sais c'est débile, mais en cas d'audit, vous devez être capables de fournir les pièces en original comme c'est indiqué dans la dernière circulaire que je vous ai envoyé il n 'y a pas longtemps. Vous êtes exemptés de fournir les justificatifs de repas, par contre une facture d 'hôtel que vous aurez payée ou un transport ou une inscription que vous avez payée, il faut pouvoir les fournir, sous peine de se voir demander de rembourser le montant des factures qui ne sont pas montrées.

Sur SU, il faut donner les pièces justificatives originales à votre gestionnaire d'équipe et cela dans un délais de maximum 30 jours depuis le retour de la mission, sous peine que le remboursement soit refusé.

La règle est la même, pas de justificatifs de repas pour les crédits récurrents et les contrats normaux, par contre pour les remboursement sur des contrats européens, il faut garder les justificatifs de repas.

Missions: à faire bien avant le départ

Petit rappel quand vous partez en mission et vous êtes invités à un colloque, conférence, séminaire, jury de thèse, travail dans un autre labo etc. Invité veut dire que l'établissement invitant prend en charge tous vos frais.

Il faut faire deux choses:

1 Informer votre gestionnaire d'équipe de ce départ en fournissant le justificatif de la mission .Votre gestionnaire vous fait un OM sans frais sur SIFAC si vous êtes employé par SU.

2 Faire un Ordre de mission en mettant les frais à zéro sur Etamine-CNRS (https://etamine-connecte.cnrs.fr), si vous mettez financement SU par exemple, cela met les frais à zéro, si vous êtes employé par le CNRS.

Pareil , il faut faire un OM sans frais sur la tutelle qui vous emploie, si vous partez sur les crédits de la tutelle opposée ou contraire.

Exemple- Vous êtes agent CNRS et votre mission sera payée sur des crédits SU, vous devez faire un OM sans frais sur Etamine et votre gestionnaire fait l'OM avec Frais sur SIFAC. et vice versa.

Je me permets de vous rappeler que si vous partez en mission sans ordre de mission signé par le directeur et parce vous ne l'avez pas demandé ou que vous n'avez pas fait le nécessaire dans les temps impartis auprès de votre gestionnaire, la mission et tout ce qui se passe pendant celle ci, que ce soit de l'ordre de l'accident en mission et autre problématique de rapatriement vous incombent directement.

Je rappelle les délais de demandes de votre OM auprès du SAF:

OM sans frais en France , à demander 3 jours minimum avant départ, délais de signature oblige.

OM sans frais à l'étranger à demander une semaine avant départ, 1 mois avant le départ si pays à risques, délais demandé par le FSD.

OM avec frais France, 1 semaine avant départ minimum, plus si mission complexe.

OM avec frais étranger 1 mois à l'avance, y compris si pays à risques, délais du FSD oblige.

OM longue durée à l'étranger, de plus de 42 jours, min 3 mois à l'avance, voir plus, car signatures supplémentaires par rapport aux tutelles.

Je vous remercie de votre compréhension et ne soyez pas étonné si un jour votre employeur refusera la prise en charge d'un rapatriement si vous n'avez pas d'ordre de mission correspondant à votre état d'activité.

Missions: pense bête général

Budget/Destination/dates + séjour privé

Ne pas oublier le programme ou la lettre d’invitation.

Mettre en copie le Responsable d’Equipe pour autorisation si dépense sur le NE .

Date de naissance et Numéro de portable indispensables pour l’achat d’un titre de transport.

Remplir le document pour les missions Obligatoirement.

FACTURES pour vos payements de frais de missions.

Missions SU, utiliser : "Eyoma"

Politique de déplacements professionnels et prise en charge des frais occasionnés par ces déplacements

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/EZsWxri6Ls4sjEj

Guide pratique des missions et des déplacements temporaires de Sorbonne Université

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/rXqzHDPyQapTsLw

Site de "Eyoma" sur lequel vous devez faire vos recherches de train, avion, hotel etc, pour les missions sur crédits SU (attention vous n'avez pas systématiquement le bon login, demandez à Olivier si problème)

https://sorbonne-universite.eyoma.com/#/

Mode opératoire/guide de "Eyoma"

https://www.ljll.fr/wp-content/uploads/2024/10/GENERAL_eYoma_-Guide.pdf

Parfois vous avez un voyage complexe à réaliser avec plusieurs escales, parfois Eyoma ne trouve pas votre billet de train à l'étranger, parfois il n 'y a rien qui fonctionne.

On peut alors faire une demande offline- vous trouvez l'onglet dans menu principal, en haut à gauche sur la page d'accueil Sinon vous pouvez écrire un mail dans lequel vous expliquez votre projet de voyage.

menjs-ep@amplitudes.com

Missions CNRS, Guide CNRS de survie minimal ESR -Mission : etamine et notilus

Le mode d'emploi "LA DÉMATÉRIALISATION DES MISSIONS MODOP ASSISTANT/MISSIONNAIRE"

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/S39Z3X595bdeCLM

Le CNRS vous envoie un nouveau guide pour les missions ESR ETAMINE NOTILUS GOELETT

https://filesender.renater.fr/?s=download&token=739a11c7-070b-4a2e-ad44-3d7c148767a7

connection Etamine https://etamine-connecte.cnrs.fr/infos

POUR INFO, retour du CNRS

Les missionnaires CNRS doivent déposer leur RIB dans l'onglet "compléments" de l'état de frais NOTILUS avant validation.

https://esr-cnrs.notilus-pio.cegid.cloud/#/Dashboard

Sinon vous ne serez pas remboursé...

EMBAUCHES

cette section est très liée à "ARRIVEE A L'UNITE" bien entendu

Embauches SU

Le service RH de la DRV, qui gère vos demandes d'embauche et les prolongations de contrats de vos doctorants, post-doc et autres CDD, sur vos crédits SU des contrats recherche préconise

1 Les demandes doivent être initiées au moins 8 semaines avant le début du contrat dans Labnco voir le lien .

https://labandco.sorbonne-universite.fr/#/

Vous pouvez les initier tout seul dans Labnco si vous connaissez le numéro d Eotp de votre contrat que vous trouvez sur la feuille d' ouverture du dit contrat. Sinon vous faites votre demande auprès de votre gestionnaire d équipe 2 mois avant la date fatidique.

Le plus important -il faut valider la demande en votre qualité de responsable scientifique de la demande, sinon ça n avance pas.

2. Si vous faites l'embauche seul·e, veuillez prévenir votre gestionnaire pour le suivi du dossier.

La TEAM SAF met tout en œuvre pour faire les actions nécessaires en temps imparti, mais vous devez les aider surtout en validant votre embauche. Cela se fait via un mail envoyé par Labnco.

ATTENTION Pour une embauche qui nécessite un avis FSD (Fonctionnaire Sécurité Défense), il est bien évident que le délais de deux mois monte à 4 mois, voire plus, selon les dossiers traités jusqu'à ce jour.

Embauches SU Stagiaires

- convention de stage obligatoire

- définir Budget / dates / Encadrant

- Envoyer la convention de stage au gestionnaire en charge du dossier OBLIGATOIREMENT, le directeur signera après correction de celle-ci.

- remplir la page inscription https://inscription.dalembert.upmc.fr

- remplir Formulaire création agent V5 : https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/RJpMNYA9wGbQWGn

- une attestation d'assurance de responsabilité civile

- la demande de remboursement de frais de transport https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/2dBMHztcKMFCymW

Embauches CNRS

Pour les embauches CNRS, les procédures sont différentes et les délais autres, mais comme pour toute embauche de plus de 3 mois vous devez passer par la plateforme emploi CNRS, durée minimale de l'offre 3 semaines plus un mois de traitement du dossier d'embauche par le SRH, ca revient au même-il faut ANTICIPER au moins 2 mois . Consulter le SAF!

ARRIVEE A L'UNITE

Message du responsable de site (Arnaud Antkowiak)

1) Arrivée au labo : anticipation

2) rappel des principes de respiration/mixité

3) moyens informatiques

4) Départ & quitus

5) Livrets

En préambule, comme vous le savez les contraintes spatiales sont fortes à ∂’Alembert et nous amènent à définir un certain nombre de règles pour l’attribution des locaux. De façon générique nous essayons (et parvenons jusqu’ici) à attribuer un bureau fixe pour tout non-permanent passant au moins 50% du temps au labo. Les membres du labo passant moins de temps sur site sont bien sûr accueillis, mais en “flex-office”. C’est un principe général, qui peut être modulé selon les situations.

1) Nous sommes continuellement dans le chassé/croisé des arrivées et départ de doctorants et post-doctorants. À ce jour, nous sommes parvenus à placer tous les doctorants et postdoctorants dont nous avons connaissance. Mais la multiplicité des canaux de financement (Instituts SU, financements ANR/ERC etc) fait que nous n’avons pas toujours la bonne information (voire pas d’information). Dans tous les cas de figure, dès que vous avez connaissance d’un financement :

i) prévenez-nous (votre gestionnaire, le SAF et moi-même) afin que nous puissions anticiper au mieux l’arrivée de nos futurs étudiants/collègues. L’attribution des bureaux ne peut se faire qu’une fois le contrat signé, donc je vous invite à anticiper vos demandes suffisamment à l’avance.

ii) remplissez/faites remplir la fiche d’inscription au labo (http://inscription.dalembert.upmc.fr) qui est le sésame permettant de déclencher la confection des badges d’accès, l’attribution d’un bureau vide (voir point 4), d’un login etc. Corollaire : si vous n’avez pas fait ces deux étapes, il n’y aura aucune attribution de bureau ou de badge d’accès.

2) Pour rappel, nous essayons au maximum de respecter deux principes dans l’attribution des bureaux :

i) Principe de mixité. Afin de créer des surfaces d’échange, nous tentons de brasser les équipes au sein des couloirs et des bureaux, pour les permanents comme pour les non-permanents.

ii) Principe de respiration. Les non-permanents sont placés à un autre étage/couloir que leur encadrant ou collaborateur.

3) ∂’Alembert a la chance d’être bien doté en stations de calculs et moyens informatiques. Tout un chacun peut librement accéder à la salle de calcul pour bénéficier de ces moyens. Mais par ailleurs les doctorants/postdocs requièrent pour la plupart un ordinateur dédié (station fixe/portable). Je voudrais vous sensibiliser sur le fait qu’il revient exclusivement à l’encadrant d’attribuer cette machine (pas au service informatique, ni au site, ni au SAF) (mais voir point suivant).

4) Je voudrais enfin mettre en place une forme de “quitus” au départ. Il est toujours désagréable pour le/la nouvel arrivant de trouver de vieux calepins dans les placards, des bouteilles (oui) ou des ordinateurs verrouillés. Je souhaiterais vous demander votre concours pour m’aider à débarasser intégralement les bureaux lors de la sortie du labo. Et de même pour les ordinateurs : si vous êtes encadrant, je vous serais reconnaissant de prendre la station fixe en fin de thèse (afin de la réattribuer à un futur doc par ex).

5) Divers livrets https://mycore.core-cloud.net/index.php/s/7TxvlsvfxMcfhM0

lire aussi le rapport HCERES avec de nombreuses informations sur le labo https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/eRT9prym5rwM4sY

Arrivée de non permanents

Vous avez besoin d un bureau pour votre doctorant, invité ou autre personnel embauché par vos soins sur vos contrats, ou vous êtes permanent nouvel arrivant, vous remplissez le lien suivant https://inscription.dalembert.upmc.fr

Pour rappel, on rentre à d'Alembert pour une période donnée si on a un document signé qui dit qu'on peut rentrer à ∂'Alembert:

Pour pouvoir rentrer dans le laboratoire et avoir un accès par badge, pour des séjours de plus de trois jours, il faut un document, adapté à la durée du séjour.

1.Séjour de moins de trois jours, pas d accès par badge , pas de papiers particuliers sauf un Ordre de mission si vous lui payerez des frais de mission mais vous accompagnez votre invité, et Arnaud avisera s il donne un bureau. Les personnes qui viennent pour un cours, un séminaire, une réunion de travail, ont le statut de "visiteur", et n'ont pas de badge. Vous devez les accompagner pour ces activités, leur ouvrir la porte etc. A titre exceptionnel, il est possible d'organiser dans les locaux de d'Alembert un cours unique de quelques heures en ayant préalablement réservé la salle. L'Institut n'a pas vocation à accueillir des cours de manière systématique.

2. Séjour de moins d un mois, un OM avec ou sans frais fera l affaire.L accès à un bureau est à nouveau soumis à la décision d Arnaud.

3. Séjour de plus d un mois, une convention d accueil recherche est obligatoire et cela se demande à l aide du formulaire "Fiche_Demande_Accueil_V1 (36).docx" de la DRV : https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/8d4MLnDT7DLpjB2

il faut le remplir, l'envoyer à Épona Vignaud Fourquet ( <epona.vignaud_fourquet@sorbonne-universite.fr>) et Mariela - Maria Mejia Suarez <mariela-maria.mejia-suarez@sorbonne-universite.fr>

Il faut mettre en copie de ce mail de demande le directeur, Simona et votre gestionnaire d'équipe et la démarche se fait bien entendu au moins un mois avant l'arrivée prévue.

Le rôle de la convention d'accueil recherche est multiple- elle protège l invité pour les accidents dans le labo, elle protège le directeur pour les mêmes accidents et le labo pour la Propriété Intellectuelle .

4. Visiteurs « récurrents » (une fois par mois par exemple) : Un ordre de mission permanent de leur organisme d'origine est nécessaire, sauf pour les chercheurs du CNRS ou rattachés à un laboratoire CNRS situé en région parisienne, les déplacements intra- parisiens n'étant pas soumis à Ordre de Mission. L'avis du responsible d'équipe ou du directeur est requis.

5. Stagiaires Pour tous les stagiaires, une convention est obligatoire. Une exception peut être faite pour les doctorants salariés et les chercheurs post-doctorants s'ils restent moins d'un mois et s'ils peuvent produire un ordre de mission de leur employeur (facile en France, plus difficile à l'étranger). En l'absence d'ordre de mission ou de convention, aucun badge d'accès ou aucune clé ne pourront être délivrés. Les doctorants boursiers doivent obligatoirement avoir une convention. Les conventions citées ci dessus ne sont pas les conventions d'accueil de la préfecture servant à obtenir un visa.

6. Permanents arrêté de nomination ou d'affectation pour les permanents,

7. Doctorants ATER et autres CDD contrat de travail pour les doctorants, ATER et autres CDD,

Pour les doctorants en troisième année prolongés via un avenant au contrat de travail ou pas prolongés, votre accès s'arrête à la date de fin de votre contrat de travail.

Pour les non prolongés, vous écrivez un mail au Directeur avec copie à Olivier et Arnaud Antkowiak et vous recevrez une réponse d'autorisation de prolongation sans couverture accident.

Pour les prolongés, vous demandez à Olivier la prolongation de votre badge en mettant en copie votre gestionnaire qui confirmera votre prolongation. Si vous voulez éviter cette interruption d'accès, veuillez anticiper et écrire à Olivier avant la date de fin de votre contrat de travail.

convention d'accueil recherche pour les invités longue durée ou pour les doctorants payés par d'autres établissements que SU et CNRS et inscrits dans d'autres ED que celles de SU. exemple- doctorant payé par Paris Saclay ou DGA et inscrit dans une ED de l'X.

8. Visiteurs « récurrents » (une fois par mois par exemple) : Un ordre de mission permanent de leur organisme d'origine est nécessaire, sauf pour les chercheurs du CNRS ou rattachés à un laboratoire CNRS situé en région parisienne, les déplacements intra- parisiens n'étant pas soumis à Ordre de Mission. L'avis du responsible d'équipe ou du directeur est requis.

9. Emérites Demande de statut d'éméritat CNRS ou SU

Cas spécial de l'Accueil des chercheurs étrangers

Le lien avec lequel vous faites la demande de convention d'accueil préfecture pour vos futures embauchés hors Europe qui ont besoin d'un visa chercheur passeport talent pour travailler en France

https://sorbonne.moveonfr.com/form/5e3adf0fd2a8e846532eabfb/fra#

Vous remplissez ce document qui génère un pdf que vous faites signer par le Directeur et que vous envoyez à l'adresse indiquée

<sciences-dfipve-bmi-accueil-chercheurs@sorbonne-universite.fr>

Dernière nouveauté: l'avis FSD - (Fonctionnaire sécurité défense) se demande seulement pour les séjours de plus de six mois, pour TOUS les ressortissants des pays hors espace Schengen.

https://www.vie-publique.fr/fiches/20410-quest-ce-que-lespace-schengen

VIE AU LABO

Pannes diverses

Vous constatez qu'une porte ne fonctionne pas, qu'il y a des problèmes dans les toilettes, qu'il manque des éponges et du liquide vaisselle dans les différents points d'eau, votre clé ne fonctionne plus, votre porte de bureau ne s'ouvre plus, vous voyez des souris ou autres nuisibles, votre chaise est cassée etc donc tout problème pratique qui vous empêche de bien vivre votre vie à ∂'Alembert, veuillez écrire un mail à Olivier Labbey, gestionnaire du site Jussieu et il saura vous apporter une réponse.

Réunions

Les réunions qui ne peuvent se tenir dans votre bureau ou à deux ou trois dans la salle de convivialité doivent faire l'objet d'une réservation sur le site web dans l'une des salles prévues à cet effet.

http://www.dalembert.upmc.fr/grr/week_all.php?area=1

Si une autre salle, non prévue comme salle de réunion, est requise dans des circonstances exceptionnelles, telle une salle de manip ou la bibliothèque de 44-54, vous devez prévenir la direction , ainsi que Olivier Labbey, gestionnaire du site Jussieu, et le responsable du site Jussieu. Nous ferons le maximum pour vous permettre de travailler, mais la correction et la règle imposent de nous prévenir.

Séminaires

séminaire général qui se passe à priori le jeudi à 11h.

La TEAM séminaire général de d'Alembert est composée comme suit: Anaïs Abramian Rémi Cornaggia Claire Lestringant Guillaume Michel

Si vous voulez inviter quelqu'un pour ce séminaire, vous vous adressez à eux 4 et ils vous donneront une date par rapport à leur planning. Ensuite la TEAM Séminaire général se charge de contacter le "séminariste", j'aime l'appeler comme cela, en lui envoyant le formulaire de création agent , lui demandant un RIB et ses besoins en transport et logement.

Une fois que tout cela est fait, on communique à Simona toutes ces données, y compris son mail, et elle s'occupe pour lui prendre tout ce dont il a besoin.

Cellule VSS égalité

Référent·e·s: Benoît Tallon (301A, 55-65) et Suzie Protière (522, 55-65) Leur rôle: - promouvoir l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, l’égalité de traitement entre les étudiantes et les étudiants, et lutte contre les discriminations et violences liées au genre. - recueillir et transmettre les signalements

Obligations des fonctionnaires: protéger la santé et la sécurité, prévenir et traiter

Le harcèlement moral ou sexuel, les agissements sexistes et les discriminations de toutes natures ne sont pas tolérées.

Sécurité

TOUS les stagiaires expé et tous les nouveaux arrivants doivent faire la formation vidéo néo

https://neo.cnrs.fr

• NEO est une plateforme pédagogique permettant d’assurer en e-learning la formation obligatoire en matière de risques professionnels de tout nouvel entrant des unités CNRS.

• Cette formation est constituée de différents modules indépendants qui traitent chacun d’un risque particulier. Le choix des modules à suivre est déterminé préalablement par l’assistant de prévention de votre unité en fonction des risques présents dans votre environnement de travail. Chaque module se termine par un QCM. Une attestation de formation est délivrée à la fin de la formation.

Important : est considéré comme un « entrant », une personne qui vient d’arriver dans l’unité quelle que soit son statut, son employeur et son expérience passée. Néanmoins, une personne qui n’est pas identifiée comme un nouvel entrant peut toutefois suivre la formation dispensée.

Guide utilisateur pour les Nouveaux Entrants http://www.dalembert.upmc.fr/ijlrda/images/NEO/FR_Guide_utilisateur_pour_les_Nouveaux_Entrants.pdf

Accident du travail

Comme cela n'arrive pas qu 'aux autres, j les documents à remplir pour un accident de travail-trajet, si vous êtes employés par Sorbonne Université: https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/7oZiEG8Demcs6wx https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/3RAWifZEnF98qCg Le certificat de prise en charge des frais c'est à faire signer par le directeur et à donner aux médecins que vous voyez pour votre accident.

Pour les agents CNRS je pense que les dossiers à remplir sont dans Ariane, pas la fusée

DIVERS

Logos

https://mycore.core-cloud.net/index.php/s/VvrHIa1o9Mv2Zff

https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/E3xQC2r6RraDAQm

Demandes de tournage

formulaire bientôt sur dropsu

Plateforme Alerte SMS

Plateforme Alerte SMS pour être informé-e en temps quasi réel de la fermeture des sites de SU.

https://lime3-app2.sorbonne-universite.fr/index.php/784437?newtest=Y&lang=fr

Siret RSNR

Siret SU 13002338500011 https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr/entreprise/sorbonne-universite-130023385

Siret CNRS 18008901303720 https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr/entreprise/centre-national-de-la-recherche-scientifique-cnrs-180089013

Code RSNR 200712566H https://appliweb.dgri.education.fr/rnsr/PresenteStruct.jsp?numNatStruct=200712566H&PUBLIC=OK

RIB SU

Fiche Coordonnées Sorbonne Université qui sert de RIB https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/pTE3azWeo66Y3Z9 (dispo sur l'intranet de SU https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/budget-1/fiche-de-renseignements-de-sorbonne-universite.html dans l'onglet Finances-Budget ).

Quelques interlocuteur·trice·s à SU

Direction de la DRV Julie Zittel , julie.zittel@upmc.fr, directrice DRV FSI

DRV= Direction de la Recherche et Valorisation

FSI= Faculté de Science et Ingénierie

Epona VIGNAUD FOURQUET Responsable Développement et Partenariats Portefeuille Ingénierie

Maud de Tollenaere, ingénieure valorisation pour les laboratoires d’ingénierie au sein de la DRV.

Alexandre MENARD, Chargé d’affaires, Portefeuille Ingéniérie DRV

Lexique du CNRS

Lexique des acronymes et sigles du CNRS https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/pTE3azWeo66Y3Z9

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